Direito Condominial - Suse Paula Duarte Cruz Kleiber
advogada especialista em direito condominial e tem vasta experiência no segmento. Atua na área há mais de 20 anos. Além disso, é consultora jurídica, palestrante, membro efetivo da Comissão de Direito Processual Civil da OAB-SP, subseção Santana e de Direito Imobiliário e Urbanístico de Osasco/SP e Jundiaí/SP. Autora do livro
Prazo de Guarda de Documentos
Ainda que o condomínio não seja pessoa jurídica devidamente enquadrada pelo Código Civil, está inscrito no CNPJ e tem deveres como uma empresa, inclusive de preservar a integralidade dos documentos relativos à manutenção, prestadores de serviços e ao quadro de funcionários.
Os documentos pertencem ao condomínio e devem, ao final de cada gestão serem entregues ao novo síndico e cabe a ele fazer a guarda e conservação dessa documentação, pois caso haja uma fiscalização ou demanda judicial, o condomínio terá ampla possibilidade de se defender.
É importante que os síndicos acompanhem a regularidade no recolhimento de impostos e encargos ao período de cada qual e, por consequência, arquivem todos os comprovantes.
Listarei abaixo o prazo de guarda dos documentos mais importantes na rotina condominial:
Por 30 anos devem ser arquivados os documentos do FGTS (fundo de garantia por tempo de serviço) dos funcionários.
Durante 10 anos os comprovantes de Cofins, - CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/PASEP.
Por 05 anos os contratos de trabalho e toda a sua documentação: recibos, cartões de ponto, pagamentos etc. Caso os funcionários sejam terceirizados é relevante efetuar o pagamento da prestadora após a apresentação dos comprovantes dos recolhimentos do FGTS, INSS, salários, recibo de entrega de EPI´s (equipamento de proteção individual), cesta básica etc.
Contas de consumo, como luz, água devem ter seus comprovantes arquivados pelo mesmo período.
Documentos relativos ao INSS – Súmula 8ª. STF e comprovantes de recolhimentos de tributos federais, RAIS (relação anual de informações sociais) e DIRF (declaração do imposto de renda retido na fonte).
E por tempo indeterminado: livro de registro de empregados, livro reclamações/protocolo, orçamentos e contratos com prestadores de serviços, plantas do empreendimento, pastas de prestação de contas, já que esses documentos contém o histórico da vida do condomínio.
As plantas e manuais do empreendimento, em especial, asseguram que a manutenção seja realizada a contento e impede que obras sejam realizadas de forma equivocada, devendo seu acesso ser fácil, inclusive para que as NBR´s de manutenção, reforma e inspeção, 5674/2012, 16280/2014 e 16747/2020, respectivamente, sejam cumpridas na íntegra.
Síndico desorganizado, que não zela pela guarda da documentação ou que deixa tudo para que a administradora faça coloca em risco a defesa do condomínio em caso de procedimentos administrativos ou judiciais, portanto, a atenção a esse detalhe é muito importante e deve ser cobrada pelos demais membros do corpo diretivo e pelos condôminos, afinal o interesse a ser preservado é de todos.
Ainda que nos tempos atuais temos a possibilidade de arquivar documentos de forma digital e em “nuvens” não podemos esquecer que o controle desses arquivos e onde encontrá-los deve ser de cada síndica, visando proteger os interesses do condomínio que representa.
