O Consultor - Ricardo Karpat
Principal referência nacional na formação de Síndicos Profissionais; Especialista em Recursos Humanos e Condomínios; Diretor da Gábor RH; Formado em Administração de Empresas pela FAAP; Pós Graduado em Marketing pela Universidade Mackenzie.
Contratação de Funcionário para o Condomínio
No universo da administração condominial, um assunto que traz diversas dúvidas e, não por raras vezes, discussões, é a contratação de funcionários. O tema passa longe da unanimidade e, para abordá-lo, é preciso entender de maneira mais profunda como funciona esse tipo de relação trabalhista.
Entre os pontos a serem aprofundados, um deles diz respeito à responsabilidade. Por ser o representante legal do condomínio, o síndico é o responsável tanto pela contratação quanto pelo desligamento de funcionários. Passa por ele o processo seletivo. Ainda que o condomínio conte com o apoio e a estrutura da empresa que o administra, é o síndico que deve concluir o processo de seleção.
Na prática, o convencional é que a partir do momento que a administradora tem conhecimento da vaga disponibilizada no condomínio, ela traça o perfil do profissional desejado, de acordo também com o perfil e necessidade condominial. Essa etapa é feita em conjunto com o síndico, de modo que a escolha seja assertiva. Após a definição do perfil, a administradora realiza o recrutamento, triagem e pré-seleção de trabalhadores. Com esses candidatos selecionados a administradora também faz os testes práticos e psicotécnicos, até que indica os aprovados para que o síndico finalize o processo com a definição de quem ocupará a vaga.Contudo, em muitos condomínios, essa importante etapa de definição de perfil não acontece ou acontece de forma equivocada.
Período de experiência
Mesmo após o processo seletivo, nem sempre encontra-se o profissional absolutamente pronto ou ideal para a vaga disponibilizada. Para que o condomínio tenha a certeza de ter feito uma boa contratação, é importante o período de experiência. Nesse tempo, o profissional contratado poderá vivenciar e sentir-se ou não adaptado, bem como o condomínio poderá avaliar se a vaga foi preenchida corretamente, de acordo com o perfil desejado.
A determinação do período de experiência é de até 90 dias, podendo ser dividido em 2 períodos. Entretanto, as administradoras fazem diferentes divisões desse período. Uma estratégia interessante é dividir o prazo em 45 dias, prorrogáveis por outros 45 dias. Nesse tempo, é possível fazer uma avaliação justa do candidato.
É importante ressaltar para a necessidade de o síndico ser transparente com o candidato durante todo esse processo. Como cada condomínio tem a sua cultura e a sua forma de agir, muitas vezes com uma equipe de funcionários mais antiga e possivelmente com certos vícios, é fundamental que esse trabalhador em teste receba essas informações, de forma que ele saiba o que encontrará no dia a dia. Ao final do primeiro prazo do período de experiência, síndico e administradora devem dar um feedback ao candidato, revelando pontos positivos e negativos, além de buscar com ele também suas avaliações a respeito do trabalho.
Acrescenta importância a essa avaliação o fato de que, caso o condomínio deixe passar um dia desse primeiro prazo de experiência, terá que arcar com multa numa eventual dispensa desse trabalhador em teste, equivalente a metade dos dias restantes para finalização do período integral. Caso passe um dia do prazo do período total de experiência, sua dispensa será como qualquer outro funcionário, inclusive com direito a aviso prévio. Para evitar esse tipo de problema, é interessante que as administradoras enviem ao síndico um comunicado que funciona como um lembrete, um aviso de que o prazo de avaliação está próximo de encerrar.
A busca pelo profissional ideal
Como em toda profissão, na contratação de funcionário para condomínio também existe a dúvida acerca da escolha por um novato sem vícios, mas sem experiência no trabalho em condomínio, ou um experiente com alguns vícios de trabalho. Grande parte dos síndicos ainda prefere profissionais que já tenham conhecimento técnico. Alguns gestores condominiais, entretanto, preferem se ater ao perfil e às habilidades para o exercício da função, ainda que aquele candidato nunca a tenha exercido dentro do condomínio. Para esses inexperientes, contar com a ajuda de um zelador ou gerente predial pode ser a solução, de modo que a adaptação ao trabalho aconteça de maneira natural e eficaz.
Nesse processo de contratação, uma informação jamais deve ser deixada de lado: diferentes funções exigem diferentes perfis. Para o cargo de porteiro, por exemplo, postura é fundamental. A capacidade de interação com os condôminos também merece destaque. Para isso, jogo de cintura e facilidade na comunicação são primordiais. Não menos importante é ter ciência e saber seguir procedimento, afinal, cada condomínio tem o seu estabelecido, de modo a garantir a segurança e a boa convivência entre todos que ali frequentam e habitam. Esse procedimento deve ser passado com treinamento, realizado internamente ou por meio de empresas especializadas nesse tipo de capacitação.
Por sua vez, para a função de faxina, outras características são requisitadas. Asseio, limpeza e organização são essenciais. Já no decorrer da execução da atividade, o síndico terá condições de avaliar se aquela pessoa tem o capricho necessário para cumprir de forma satisfatória o trabalho. Capacidade para seguir à risca um cronograma de limpeza, um plano de ação, é igualmente importante.
Para o cargo de zeladoria, supervisão ou gerência predial, a capacidade de liderar é uma das principais exigências. Capacidade de comunicação é outro quesito muito relevante, já que ele será o responsável por transmitir para a equipe de funcionários as diretrizes estabelecidas naquele condomínio. Conhecimento teórico e técnico também fazem parte do perfil dessa função, de forma que toda a estrutura condominial seja garantida e zelada, como o próprio nome da função diz. Aqui, ainda existe uma outra característica importante: a capacidade de relacionamento interpessoal, seja com os funcionários e o síndico, seja com os condôminos.
Controle dos contratados
A definição da equipe não é o único desafio. O controle dos contratados é outra preocupação inerente ao síndico. Para garantir que cada funcionário execute suas tarefas com a eficácia que o condomínio necessita, cabe justamente ao síndico criar mecanismos de controle e de supervisão dos funcionários.
Nesse sentido, o uso de planilhas pode ser de grande ajuda, assim como o agendamento de reuniões, por exemplo, semanais, entre síndico e zelador. Nessas reuniões, o síndico poderá colher do zelador informações sobre andamento e eventuais problemas envolvendo os funcionários, de modo a promover os ajustes necessários. Todo esse controle, vale ressaltar, não é algo ruim. Os próprios contratados sentem necessidade dessa supervisão.
No trabalho de controle dos funcionários contratados, há, ainda, um item que síndico e administradora condominial não podem esquecer: o período de férias e as necessidades de reposição de pessoal. Tudo deve acontecer de modo extremamente organizado.
Cada condomínio deve realizar a sua escala de férias com a equipe, de forma que todos tenham garantido esse direito, assim como o condomínio não fique desguarnecido, podendo, inclusive, pensar na contratação de um funcionário que possa cobrir as férias de todos que integram a equipe contratada. Assim, a rotina condominial é mantida integralmente.
Dado o cuidado, com processos bem construídos, formas de controle bem estabelecidas e uma equipe qualificada, formada de acordo com o perfil das vagas e guiada por bons líderes, o síndico poderá conduzir seu trabalho de modo mais tranquilo, seguro e eficiente.
